Cada día es más habitual en el entorno empresarial la adaptación a la nube como palanca de cambio e innovación. En contabilidad también: los despachos contables se están pasando a esta nueva forma de trabajar porque les permite ganar en velocidad, ser más eficientes, centralizar la información y tenerla siempre disponible, y ganar en su trato con el cliente.  En resumen, hace su trabajo mucho más sencillo. Lo simplifica.

Sin embargo, para hacer una transición al cloud es recomendable tener una estrategia definida previamente. Sin esto último, es posible que los proyectos o las dinámicas de trabajo no acaben de funcionar bien. Para enfocar bien el cambio, repasamos 4 pasos que pueden ser clave en tu salto al cloud:

 

1) Definir objetivos

Lo primero que debemos plantearnos es nuestro objetivo: ¿por qué estamos valorando el paso a la nube? Entre los más habituales constan:

  • Reducir costes evitando pagos por licencia.
  • Crecimiento interno a partir de la optimización de tiempo y recursos: información siempre disponible y actualizada, centralización de datos…
  • Mejor servicio al cliente: transparencia, colaboración, velocidad…
  • Oportunidad de digitalización e innovación para el negocio.

Es importante definir bien nuestros objetivos para marcarnos hitos sobre un calendario y poder realizar seguimiento de nuestros indicadores. Esto nos permitirá ir corrigiendo el rumbo y adaptarnos de forma más rápida al cloud para lograr nuestros objetivos. 

 

2) Elegir el proveedor adecuado

Como en la elección de cualquier solución o tecnología, contar con el proveedor adecuado es un factor de gran impacto. Y en el mundo del cloud esto es todavía más importante, si cabe. Valorar bien los siguientes puntos puede ayudarnos:

  • ¿Se trata de una empresa con experiencia en tecnología, software…?
  • ¿Conoce mi sector y el mundo del despacho?
  • ¿Qué garantías de seguridad de los datos me ofrece?
  • ¿Tengo acceso a referencias de otros clientes?
     
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3) Facilitar la adaptación interna

Como cualquier otra tecnología el paso a la nube supone un cambio en la manera de trabajar, por lo que facilitará una transición cultural dentro de la empresa. Para que esto se produzca sin fisuras, podemos valorar realizar sesiones informativas o de formación al equipo, poniendo énfasis en las ventajas que el cambio supondrá:

  • Modelo de trabajo colaborativo

Una de las grandes ventajas del salto al cloud es la facilidad que implica para el trabajo en equipo, tanto interno como de cara al cliente. Internamente, el cloud permite que tareas que suponen tiempo de gestión o búsqueda documental se reduzcan drásticamente: buscar en distintos archivos para enviar documentos, acumular papeles, programar copias de seguridad… todo esto desaparece al compartir la documentación en la nube, donde está siempre accessible, de forma ordenada y clara.

En cuanto a la colaboración entre asesor y cliente, el cloud permite decidir el grado desde el modelo más simple, de consulta y acceso a la información, hasta una participación del cliente en los procesos de negocio a través de la introducción directa o modificación de los datos en las propias soluciones. Además, podremos habilitar distintos roles para los usuarios: administración, edición limitada, solo lectura, etc. con lo que podemos contar con total trazabilidad de las gestiones que realizan.

  • Información siempre disponible

Con la información en la nube podemos gestionar y actualizar los datos contables y financieros de los clientes desde cualquier lugar. El acceso a la información es permanente y posible desde cualquier dispositivo, lo que nos permite resolver la necesidad del cliente lo antes posible.

  • Máxima seguridad

Uno de los temas que más inquietan a los despachos de contabilidad que quieren implantar la nube en sus procesos de trabajo es la seguridad. Algunas de las preguntas más frecuentes son, ¿estarán los datos protegidos? ¿seremos más vulnerables?

Trabajando con el proveedor adecuado, los datos de tu negocio en la nube tienen garantizada la seguridad frente a ataques, pérdida de información o robo de datos. Mayor tranquilidad para ti y tus clientes.

 

4) Empieza con un cliente

Todo cambio requiere de un tiempo, y empezar a pequeña escala nos será de ayuda. Si has seguido los pasos anteriores es el momento de hacer una prueba controlada para ver cómo encaja el nuevo modelo de trabajo en tu despacho y realizar los ajustes necesarios. En esta fase los expertos recomiendan empezar a trabajar con tu solución de contabilidad cloud con un primer cliente, de forma que puedas contrastar el cambio de modelo, realizar aprendizajes significativos que te servirán en el traslado al modelo global.

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