En cualquier empresa hay muchas tareas que no pertenecen al core bussines pero marcan el día a día. Una de ellas es la gestión de nóminas y seguros sociales. Una tarea que debe ser ágil, para no restar demasiado tiempo y esfuerzos, a la vez que segura, por su importancia en la marcha de la empresa y en la relación con el equipo.

Por ello muchas empresas deciden invertir en un software de nóminas, algo que les permite ganar velocidad y fiabilidad en estas tareas, además de otras funcionalidades añadidas. Pero para elegir bien, ¿por dónde debemos empezar? A la hora de decantarnos por una solución u otra debemos detectar qué características tiene, qué necesidades debemos cubrir y, también, vaticinar qué requerimientos podemos tener el día de mañana. Para hacer ese análisis de forma algo más exhaustiva vamos a repasar los principales puntos que debemos tener en cuenta:

 

Funcionalidades:

Con un software así podremos agilizar tareas en la gestión de personal como el cálculo y tramitación de nóminas, IRPF o seguros sociales. Pero además el software puede resolvernos aspectos de la gestión de la vida laboral, absentismos, proporcionar información laboral a toda la plantilla de forma continuada o incluso tener un portal del empleado personalizado con la imagen de la empresa.

Un aspecto a revisar también, que nos permitirá optimizar el trabajo al máximo y evitar errores, es si podemos conectar el software de cálculo de nóminas con el programa de contabilidad o el software integral de gestión ERP, si ya trabajamos con uno.

  




ebook2-mockupEbook gratuito: Cómo seleccionar un software de nómina

Si quieres información más detallada sobre el proceso en este ebook de descarga gratuita tienes toda la información a tu disposición.

 

Descárgalo aquí >

 


 

Seguridad:

La información que vamos a manejar con este software es sensible por lo que necesitamos tener en cuenta la privacidad de acceso a los datos, así como su integridad o que no sea un sistema vulnerable.

Existen dos opciones que marcan la accesibilidad y la seguridad: un software alojado en nuestro propio servidor o bien alojado en la nube. En el primer caso debemos autoevaluarnos y saber si seremos capaces de depender de nuestros sistemas y nuestro equipo de TI. Por otra parte, en el caso del cloud, son requisitos a tener en cuenta:

· Garantía del proveedor en lo que a seguridad se refiere

· Cumplimiento de las leyes de protección de datos

· Generación de copias de seguridad

· Uso de protocolo de cifrado de datos

 

Adaptación legal:

Cada día la administración pública apuesta de forma más clara por la gestión telemática. Por eso es importante saber que nuestra herramienta está y estará al día y que se actualizará, como ocurre con muchos otros programas que usamos en el ámbito laboral, de forma sencilla. Es el caso de los programas de nóminas de Wolters Kluwer que con una actualización constante a la normativa legal y una estrecha colaboración con la Agencia Tributaria nos dan total fiabilidad en todo lo que tiene que ver con la tramitación y la gestión de pagos a la Seguridad social y de los modelos impositivos que afectan al IRPF.

 

Accesibilidad:

A día de hoy podemos separa tres tipos de software en lo que al acceso se refiere y debemos analizar cuál es el traje que mejor nos sienta: aquellos que sólo podemos usar en la oficina, tradicionales, los que trabajan en el cloud, que nos permite un acceso cuando queramos y dónde queramos a la información laboral y los trámites, e incluso los que van un paso más allá y nos permiten acceder desde aplicaciones en smartphone, mejorando la experiencia del usuario deslocalizado.

 

Facilidad de uso y puesta en marcha:

Todos estos aspectos son importantes en la elección de un software u otro, pero no debemos obviar cómo se pone en marcha y cómo será la experiencia de uso con la herramienta. El aterrizaje del software es importante y debemos saber cómo será en cuanto a las personas que nos acompañarán desde el proveedor, los plazos, qué se precisará de nosotros o si tendremos gastos no contemplados.

También es importante valorar la oferta de formación. Tanto para el equipo de RRHH, o personas vinculadas al mismo, como para el empleado que tiene acceso es importante saber cómo serán sus primeros contactos con el programa, si es intuitivo o si resulta sencillo adaptarnos. También es bueno conocer saber cómo la herramienta resuelve determinadas trámites o cómo genera los modelos de IRPF para presentarlos de forma telemática.

 

Garantía del proveedor y atención al cliente:

Relacionado con el punto anterior, hay dos aspectos en los que pensar a la hora de saber cómo será nuestro día a día y es quién nos dará este servicio y cómo nos va a resolver posibles incidencias. Es bueno medir la reputación del proveedor analizando la vida útil del producto, los años que llevan en el mercado o la cantidad de instalaciones y de nóminas que calculan sus aplicaciones cada mes.

Respecto a la atención post-venta es importante conocer si existe un equipo que pueda ayudarnos vía telefónica o si su web reúne la suficiente información como para resolver nuestras dudas.

 

Modalidades de pago:

En función del modelo que escojamos tendremos unas modalidades de pago u otras:

  • Software on premise: se trata de un método más estándar donde abonamos un pago inicial de una licencia y después una cuota de mantenimiento. También debemos contemplar posibles costes añadidos en infraestructura de hardware y software. Además este tipo de software normalmente implica una barrera económica de entrada.
  • Software en la nube: Normalmente se comercializa con el pago por uso (es decir un abono mensual en función de lo que necesitamos), y no existe una inversión inicial. No hay barreras de entrada ni de salida, por lo que acostumbra a ser más económico. E incluso nos incluye, como hemos repasado antes otros conceptos como soporte, actualizaciones o la posibilidad de ampliar o reducir el servicio.
     

ebook2-mockupSaber más: ebook gratuito

Elegir el software que mejor resultados nos aportará es, como siempre, resultado de un buen método de elección e implantación.

Si quieres información más detallada sobre el proceso en este ebook de descarga gratuita tienes toda la información a tu disposición.

 

Descárgalo aquí >

Compartir en redes sociales Facebook Twitter Linkedin
Comentarios