Son cada vez más las empresas que implementan en su estructura nuevos software de gestión documental compartida. Sus ventajas son evidentes: además de facilitar extraordinariamente el intercambio de información, estas herramientas son la vía directa a una optimización de la productividad y ahorro de tiempo. Y, un aspecto nada trivial: suponen la manera más eficaz de relacionarse con el cliente.

No es una moda pasajera, si no una tendencia que ha venido para quedarse: las empresas, sean del tamaño que sean, abogan por establecer modelos de trabajo basados en la flexibilidad. Para lograr gestionar adecuadamente todo este proceso, en el que el cliente es el epicentro, resulta imprescindible contar con las herramientas adecuadas, que favorezcan que los profesionales puedan compartir adecuadamente los documentos. En este sentido, la nube o cloud ha supuesto un antes y un después en la transformación de la gestión documental. Pero, además de este valor, indagamos en los aspectos que han convertido a los nuevos software de gestión documental compartida en un must del desarrollo empresarial:

  • Feedback inmediato: la comunicación fluida con tu cliente está más que asegurada gracias a estas plataformas. Al poder acceder a los servidores con todos los archivos y en cualquier momento, permite agilidad en las respuestas y a los posibles requerimientos que el cliente pueda transmitir. Las aplicaciones mantienen la seguridad documental, por lo que el trabajo desde las asesorías y despachos comerciales disponen del aliado perfecto.
  • Colaboración y flexibilidad. Métodos más tradicionales, como el uso del correo electrónico, se caracterizan por su carácter escasamente práctico a la hora de desarrollar un trabajo rápido y flexible. En cambio, estos nuevos software permiten a varios empleados trabajar de manera simultánea y colaborativa. Por otro lado, los usuarios pueden clasificar la documentación o información, jerarquizarla, e incluso decidir con quién desean compartirla.
  • Ahorro de costes y espacio físico. La inversión en software de gestión documental compartida supone una disminución de costes; un aspecto estrechamente relacionado, por otro lado, con el ahorro de espacio físico: la nube o cloud permite reducir los ámbitos destinados a la conservación de documentación.
  • Backups automáticos. Para una total seguridad, se realizan backups automáticos, con los que se realiza una actualización completa de la información almacenada. De esta manera, se asegura que cualquier fallo técnico no culmine en una pérdida de información o documentación de relevancia para tu cliente.
  • Control del flujo de trabajo. Es un hecho: cuando se trata de jerarquizar el trabajo durante los viajes de los empleados, o bien cuando estos teletrabajan, el acceso a la información y, paralelamente, al flujo del trabajo puede suponer grandes limitaciones. La gestión documental compartida elimina estos hándicaps, puesto que el acceso a los documentos e informes se puede realizar desde cualquier terminal.
  • Confidencialidad asegurada. Para una mayor seguridad y control, es posible disponer de documentos encriptados en un entorno seguro. Los clientes disponen, así de acceso a diferentes perfiles de uso o confidencialidad.

El software de gestión documental compartida facilita extraordinariamente el trabajo entre asesor y cliente, puesto que el intercambio documental activo, flexible y eficaz está verificado. Se trata, en definitiva, de una potente herramienta con la que compartir documentos con tus clientes de la manera más segura y proactiva.

 

Compartir en redes sociales Facebook Twitter Linkedin
Otros post
Comentarios