El pasado 12 de mayo entró en vigor el registro de la jornada laboral que obliga a todas las empresas a anotar diariamente las horas de trabajo de sus empleados. Todas las empresas sin excepción deben garantizar que existe “registro diario de la jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”.

No obstante,  añade el decreto, que esto debe hacerse “sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”.

Con estas premisas, se plantea la cuestión acerca del modo más adecuado para realizar este procedimiento, en el que la gestión sencilla de los documentos y el acceso rápido a los mismos se pueda realizar del modo más efectivo y adecuado.

Es una realidad incuestionable: la digitalización está acelerando el proceso hacia una administración sin papeles, donde la gestión de los documentos electrónicos y la transferencia telemática de los mismos son esenciales en un proceso que tiende a plantear una cuestión, por qué el papel se queda corto en la gestión del registro horario.

 


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Repasamos algunas premisas que nos permitirán concretar este aspecto:

  • Gestión manual.  La idea de anotar el inicio y el final de la jornada laboral de modo manual presenta dificultades en determinadas situaciones, puesto que debe haber una persona responsable de situar el documento en lugar visible, de recopilar esos datos y de que los trabajadores realicen el apunte global de las horas exactas trabajadas. El decreto es muy explícito en un tema nada trivial: deben existir garantías de que no puede ser alterado a posteriori, por lo que se agrava la posible problemática de una gestión manual, en papel.Por qué el papel se queda corto en el registro horario
  • Manipulación y error. El registro manual lleva aparejados algunos aspectos que lo pueden invalidar, como posibles confusiones de un trabajador, registros realizados en lugar de otro… Puesto que se debe garantizar la identidad exacta de quién está realizando el registro, y de que este último debe ser riguroso en lo relativo tanto a horas de entrada y salida como a extraordinarias, el método manual en papel puede cometer errores, al no contemplar herramientas eficaces que garanticen la exactitud del proceso del control del registro horario.
  • Pérdida de los documentos. El decreto establece que la empresa debe conservar los documentos durante cuatro años, ya que pueden ser objeto de una posible inspección. Si una empresa no tiene el registro de jornada se expone a recibir una sanción grave, lo que implica una multa de 626 euros a 6.250. Si la cantidad es más baja o más alta, lo determinarán los inspectores de trabajo en función del tamaño de la empresa o la facturación. Conservar los documentos en papel, implica disponer de un archivo físico en la empresa donde poder organizar de manera ordenada toda la documentación (con lo que ello supone en costes) y, por otro lado, garantizar que el archivo no se extravíe, habilitando las medidas necesarias para ello. Una dificultada añadida, al tratarse de una cantidad importante de hojas de papel diarias. Hay que recordar que el empresario no tendrá que suministrar la información a iniciativa suya, pero sí que tiene la obligación de facilitarla cuando lo soliciten los representantes de los trabajadores, la Inspección de Trabajo o el propio empleado.
     

Ventajas del software de registro horario

Como hemos visto, el uso del papel trae aparejados una de serie de aspectos que lo convierten en una herramienta escasamente funcional. Revisamos la alternativa que suponen las soluciones de control de presencia como a3gestión del tiempo: 

  • Usabilidad y funcionalidad. a3gestión del tiempo nos permite gestionar y controlar los horarios, turnos, jornadas y la presencia de los trabajadores en tiempo real.
  • Disponibilidad y accesibilidad. Como solución cloud, permite acceder a toda la información de forma actualizada desde cualquier dispositivo y lugar, lo que fomentará la puntualidad y productividad del equipo. A la vez que se cumple íntegramente el nuevo decreto, la solución cuenta con funcionalidades avanzadas como configurar horarios de trabajo, turnos y vacaciones. También resulta muy útil, por ejemplo, para poner en práctica un plan de incentivos, ya que puede definir reglas para calcular bolsas de horas de manera automática.
  • Comodidad y facilidad de uso. Con a3gestión del tiempo se dispone de una app gratuita para empleados y mandos para que gestionen la información relativa al control horario y de presencia desde cualquier dispositivo móvil, desde consultar horarios a realización de marcajes.  Una herramienta especialmente efectiva en el caso de trabajadores desplazados, puesto que la gestión se simplifica extraordinariamente.
  • Gestión y análisis. Optimizar esfuerzos y facilitar la toma de decisiones con una perspectiva más global. Este es uno de los puntos clave que plantean eliminar el registro horario de papel e implementar soluciones de gestión integral, que permitan la transferencia telemática de los documentos. Desde la interfaz de a3gestión del tiempo se puede ejecutar cualquier tarea para coordinar el equipo, como modificar turnos o validar vacaciones. Con un software para el control de horarios se detectan irregularidades y sus motivos, dando un trato más justo a los trabajadores e implementando posibles políticas de equidad en la empresa. Además, a3gestión del tiempo se integra con las soluciones de nómina de Wolters Kluwer de forma automática, para analizar los datos que permite el registro horario con informes sólidos y muy fiables.
    registro horario
    En definitiva, el Decreto Ley 8/2019 sobre Registro de Jornada obligatorio ha supuesto un cambio radical, que implica la introducción de un modelo de registro que deberá ofrecer fiabilidad y acreditar que no es manipulable.

    El papel, por ello, no es el elemento más efectivo para que la empresa pueda mejorar su gestión de recursos humanos, la prevención de riesgos laborales y detectar fugas de productividad. Disponer de las herramientas de software adecuadas garantiza el cumplimiento de la nueva ley de Registro Horario, asegurando, además, la implementación de otros aspectos de vital relevancia, que convergen en políticas de equidad en la empresa.

 

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