En cualquier empresa hay muchas tareas que deben realizarse cada día, entre ellas, la gestión de nóminas y seguros sociales. Su gestión debe ser ágil, para no restar demasiado tiempo y esfuerzos, a la vez que segura, por su importancia en la marcha de la empresa y la relación del equipo.

 

 

¿Qué es y para qué sirve un programa de gestión de nóminas?

La gestión de las nóminas y los seguros sociales es una parte fundamental en cualquier empresa, una tarea que debe realizarse de forma periódica y con la máxima garantía de fiabilidad y gestión, al tratarse de un tema crucial tanto para el empleado como para el negocio. Su gestión debe ser ágil, para no restar demasiado tiempo y esfuerzos, a la vez que segura, por su importancia en la marcha de la empresa y la relación del equipo. Por ello, muchas empresas deciden invertir en un software de nóminas para ganar velocidad y fiabilidad en estas tareas, automatizarlas en lo posible, y gestionarlas de forma masiva, además de otras funcionalidades añadidas.

Existen distintos tipos de programas de nóminas con múltiples funcionalidades, en función del uso y del tipo de cliente: programas para gestión de nóminas dirigidos a Despachos Profesionales, Departamentos de RRHH o pymes. De forma general permiten la gestión de las nóminas, incluyendo bajo este proceso funciones diversas como pueden ser procesos masivos de cálculo, extracción de listados e informes para explotar datos, generación de ficheros telemáticos para presentación en la TGSS y la Agencia Tributaria, etc.

En los más avanzados, se incorpora también una gestión completa de cada uno de los empleados con herramientas como un Portal del Empleado para la gestión de su documentación laboral, o soluciones para la gestión de Recursos Humanos como Formación, Selección y Evaluación del desempeño.

 

¿Cómo elegir nuestro programa de gestión de nóminas? Funcionalidades clave 

Pero para elegir bien, ¿por dónde debemos empezar?

A la hora de decantarnos por una solución u otra, debemos conocer qué características tiene, reflexionar acerca de qué necesidades debemos cubrir en nuestro contexto y, también, valorar qué requerimientos podemos llegar a tener en un futuro. Para hacer ese análisis de forma exhaustiva, vamos a ver los principales puntos que debemos tener en cuenta. 

Agilidad en las gestiones: la prioridad nº 1

La solución que elijamos debe permitirnos agilizar tareas en la gestión de personal como el cálculo y tramitación de nóminas, IRPF o seguros sociales. También es bueno conocer saber cómo la herramienta resuelve determinados trámites, o si genera los modelos de IRPF para presentarlos de forma telemática.

Pero además, puede resolvernos aspectos de la gestión de la vida laboral: control y seguimiento del absentismo, proporcionar información a toda la plantilla de forma continuada, o incluso proporcionar un portal del empleado personalizado con la imagen de la empresa.

Facilidad de uso y puesta en marcha

En el momento de elegir nuestro software de nómina no debemos obviar cómo se pone en marcha y cómo será la experiencia de uso con la herramienta. El aterrizaje del software es importante, y debemos saber cómo será en cuanto a las personas que nos acompañarán, desde el proveedor, los plazos, qué se precisará de nosotros, y los gastos no contemplados.

También es importante valorar la oferta de formación. Tanto para el equipo de RRHH, o personas vinculadas al mismo, como para el empleado que tiene acceso es importante saber cómo serán sus primeros contactos con el programa, si es intuitivo o si resulta sencillo adaptarse.


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Integración con otras soluciones

Otro aspecto importante, que nos permitirá optimizar el trabajo al máximo y evitar errores, es si vamos a poder conectar el software de cálculo de nóminas con el programa de contabilidad o el software integral de gestión ERP, si ya trabajamos con uno.

Seguridad

La información que vamos a manejar con este software es sensible, por lo que necesitamos tener en cuenta la privacidad de acceso a los datos, así como su integridad, o que no sea un sistema vulnerable.

Existen dos opciones que marcan la accesibilidad y la seguridad: un software alojado en nuestro propio servidor o bien alojado en la nube. En el primer caso debemos autoevaluarnos, y saber si seremos capaces de depender de nuestros sistemas y nuestro equipo de TI. Por otra parte, en el caso del cloud, se debe tener en cuenta:

  • La garantía del proveedor en lo que a seguridad se refiere
  • El cumplimiento de las leyes de protección de datos
  • La generación de copias de seguridad
  • El uso de protocolo de cifrado de datos

Adaptación legal

Cada vez, la administración pública apuesta de forma más clara por la gestión telemática. Por este motivo, es importante saber que nuestra herramienta estará al día, y que se actualizará de forma sencilla, como ocurre con muchos otros programas que usamos en el ámbito laboral.

Es el caso de los programas de nóminas de Wolters Kluwer, con una actualización constante a la normativa legal, y una estrecha colaboración con la Agencia Tributaria, ofrece una total fiabilidad en la tramitación y la gestión de pagos a la Seguridad social, y de los modelos impositivos que afectan al IRPF.

Accesibilidad

A día de hoy, podemos diferenciar tres tipos de software a nivel de acceso, y debemos analizar cuál es el traje que mejor nos sienta: aquellos que sólo podemos usar en la oficina (tradicionales), los que trabajan en el cloud, que nos permiten un acceso flexible y directo a la información laboral y los trámites, y los que van un paso más allá y nos permiten también acceder desde aplicaciones en smartphone, mejorando la experiencia del usuario deslocalizado.

Garantía del proveedor y atención al cliente

atencion-clienteRelacionado con lo anterior, hay dos aspectos en los que pensar a la hora de saber cómo será nuestro día a día; y es saber quién nos dará este servicio y cómo nos va a resolver posibles incidencias.

Es bueno medir la reputación del proveedor analizando la vida útil del producto, los años que llevan en el mercado, o la cantidad de instalaciones y de nóminas que calculan sus aplicaciones cada mes.

Respecto a la atención post-venta, es importante conocer si existe un equipo que pueda ayudarnos vía telefónica, o si su web reúne la suficiente información como para resolver nuestras dudas.

Modalidades de pago

En función del modelo que escojamos tendremos unas modalidades de pago u otras:

  • Software on premise: se trata de un método más estándar, en el que abonamos un pago inicial de una licencia y una cuota de mantenimiento. También debemos contemplar posibles costes añadidos en infraestructura de hardware y software. Además este tipo de software normalmente implica una barrera económica de entrada.
  • Software en la nube: Normalmente se comercializa con el pago por uso (un abono mensual en función de lo que necesitamos), y no existe una inversión inicial. No hay barreras de entrada ni de salida, por lo que acostumbra a ser más económico. Suele incluir actualizaciones o la posibilidad de ampliar o reducir el servicio.
     

Los software de nómina más utilizados

a3EQUIPO: nómina y administración de personas

Es la solución para la gestión de nominas pensada para el Departamento de RRHH. Se ofrece en versión intranet y cloud, para trabajar con ella en cualquier lugar y momento. Se ajusta y flexibiliza las inversiones acorde con las necesidades de la empresa mediante el pago por uso.

a3ASESOR | nom: gestión laboral del Despacho Profesional

Es la solución para el cálculo de nóminas y gestión más potente y fácil del mercado. Pensado para el Despacho Profesional permite rentabilizar el tiempo y costes del despacho,e integra el contenido legal, la gestión documental, y las herramientas de comunicación con los clientes.

a3ERP | nóminaCLOUD: la gestión de nóminas en la pyme

Es la primera solución del mercado dirigida a las pequeñas y medianas empresas para realizar desde la nube los procesos de gestión de nóminas y de recursos humanos. La solución a3ERP | nóminaCLOUD, 100% online, permite a las pymes gestionar la administración de personal las 24 horas del día, los 365 días del año, sin necesidad de ningún hardware adicional, y con la garantía de un data center de máxima seguridad, y un back  up continuo de datos.

  

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